各教学院：

为进一步规范我校2025年度本科毕业生、硕士毕业生档案材料的收集、整理和转递工作，根据学校学生档案管理相关规定，现将毕业生档案转递工作相关事宜通知如下：

一、工作要求

按照“档随人转”、毕业生档案应走尽走的原则，各教学院指定专人负责毕业生档案的收集、整理、归档和转递事宜。

二、归档范围

（一）本科毕业生档案归档范围

1.新生录取材料：高中（中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩等，专升本学生应有专科学习期间的所有档案材料；

2.本科学生学籍表；

3.入学体检表；

4.乡村教师公费定向培养协议书（仅限该类型学生）；

5.非西藏生源定向西藏就业协议书（仅限该类型学生）；

6.学年度鉴定表；

7.专业实习鉴定表；

8.学生成绩档案表（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

9.普通高等学校本科毕业生登记表；

10.授予学士学位通知书；

11.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党志愿书（正式党员）、入党申请书、转正申请、思想汇报、外调证明材料等；

12.奖惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

13.其他材料：①更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移交存档；②各类资格证认定表；③可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

14.衡阳师范学院毕业生档案转递通知单（填写完整，加盖各教学院公章后粘贴至学生档案袋背面）。

（二）硕士毕业生档案归档范围

1.硕士研究生入学前档案材料；

2.攻读硕士学位研究生录取登记表；

3.硕士研究生入学登记表；

4.入学体检表；

5.硕士研究生中期考核评定表；

6.专业学位硕士研究生专业实践材料；

7.硕士研究生成绩单；

8.硕士学位论文答辩相关材料；

9.授予硕士学位审批意见表；

10.硕士毕业研究生登记表；

11.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党志愿书（正式党员）、入党申请书、转正申请、思想汇报、外调证明材料等；

12.奖、惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

13.其他材料：①更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移交存档；②各类资格证认定表；③可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

14.衡阳师范学院毕业生档案转递通知单（填写完整，加盖各教学院公章后粘贴至学生档案袋背面）。

三、档案整理

1.归档材料应为原件，且真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装，并经归档材料产生单位或部门盖章确认。

2.教务处、组织部、招生与就业指导处、研究生院应及时将本部门产生的归档材料移交各教学院，教学院整理后分别放至《学生档案袋》中，一次性移交至档案利用流通科九楼学生档案整理室（先乘新校区图书馆一楼西侧6号电梯，到十楼档案利用流通科1004室）。

3.归档材料按归档范围分类整理，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，并填写好《 届本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件2）、《 届本科毕业生档案留校信息汇总表》（附件3）、《 届硕士毕业生档案留校信息汇总表》（附件4），做到汇总表与毕业生档案一一对应。除延期毕业的学生、考取本校研究生以及毕业前因成功考研、考编而处于政审或公示阶段的学生，确需学校暂存其档案外，其他毕业生档案秉持“档随人转”、所有毕业生档案离校的原则进行。

4.整理好的归档材料用《学生档案袋》进行一档一袋封装（无需密封），封面目录用黑色签字笔分类统计，填写数量，不得涂改。

5.凡毕业生档案中没有入学前档案材料的，其档案不予寄递。

6.入库前，由档案利用流通科工作人员对毕业生档案进行随机抽查，抽查无误后，各教学院在档案整理室现场密封《学生档案袋》。如抽查不符合要求，相应教学院的毕业生档案将被全部退回，进行重新整理，直至抽查无误，方可现场密封入库。

四、档案领取和移交

（一）领取、移交时间

1.领取时间：5月16日前，各教学院领取毕业生入学时存放在学生档案库房（新校区图书馆九楼）的档案。

2.移交时间：为了使毕业生档案能尽快寄达，请各教学院严格按照规定时间将毕业生档案移交到档案利用流通科；如相关教学院提前完成档案的整理、核查工作，可与档案利用流通科预约，提前移交。

（二）汇总表填报

1.各教学院移交毕业生档案前，先按要求填写好《 届本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件2）、《 届本科毕业生档案留校信息汇总表》（附件3）、《 届硕士毕业生档案留校信息汇总表》（附件4）、《衡阳师范学院毕业生档案转递通知单》（附件5）；其中，《 届本科毕业生档案集中转递信息汇总表》、《 届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》，需隐藏打印，用A4纸打印一式一份，《 届本科毕业生档案留校信息汇总表》、《 届硕士毕业生档案留校信息汇总表》用A4纸打印一式两份。

2.汇总表纸质稿经学生本人亲自核实、签字确认后，由各教学院审核，加盖教学院行政公章，按规定的受理时间与毕业生档案一并移交至档案利用流通科（乘新校区图书馆一楼西侧6号电梯）九楼学生档案整理室，电子稿于5月29日前发送至档案利用流通科邮箱：daglyltk@hynu.edu.cn。档案邮寄地址必须明确到省、市(县)、区、路，填写接收单位全称及电话号码。

3.若用人单位要求毕业生档案提前转递，需毕业生持本人身份证原件及复印件、《调档函》原件、毕业证复印件，到档案利用流通科(乘新校区图书馆一楼西侧6号电梯)1004室按相关规定办理调档手续。

五、毕业生档案去向

1.考研升学的毕业生

被高校录取为全日制研究生的，该生档案依据录取高校调档函或录取通知上有关档案转递要求转递至录取高校。

2.已就业的毕业生

（1）录用单位为具有人事档案管理权限的国家企事业单位，该生档案依据就业协议或录用单位开具的调档函转至录用单位。注意，中小学校是没有档案接收权限的。被录用为中小学老师的，请根据协议关联的教育局的要求转递档案。

（2）录用单位为无人事档案保管权限的外资、私企，该生档案可根据录用单位对档案的要求进行转递。

A、录用单位已委托指定人才服务机构进行人事代理，该生档案依据被委托的人才机构开具的调档函转至该人才服务机构。

B、录用单位未作档案转递要求，该生可咨询工作所在地相应人才服务机构能否办理人事代理，如不行，则根据下述的 “未就业的毕业生”档案管理办法进行转递。

严禁想当然地转递至无人事档案保管权限的用人单位。

3.未就业的毕业生

未就业毕业生，转递至户籍地公共就业人才服务机构。严禁学生个人私自保管档案。

湖南生源毕业生，档案转递至毕业生所属地的市县级（区）人社局人才服务机构保管。档案转递至户籍地市县人才服务机构的，请务必落实好是否需要毕业生凭户口本开具档案接收函。就我们所知，湖南省内大部分人才服务机构需毕业生开具调档函。如需要，请开具好调档函并将调档函交学院毕业生档案负责人。毕业生可以通过智慧人社APP或者智慧人社公众号申请开具调档函。https://ggfw.rst.hunan.gov.cn/hrss-pw-ui-hunan/#/login

外省生源毕业生，须提早自行联系好档案接收单位，并办好相关手续。建议转递至户籍地市县人力资源与社会保障部门指定的毕业生就业工作服务部门或人才服务机构保管。毕业生可登录：中国人力资源市场网：https://chrm.mohrss.gov.cn/查询并电话落实。

六、档案去向查询

各教学院负责毕业生档案的老师务必告知毕业生重视自己档案的去向。毕业生可登陆衡阳师范学院档案馆网站首页，通过“学生个人档案去向查询服务”平台，查询本人档案去向。

毕业生在查询个人档案去向时如有疑问，要及时与档案利用流通科联系，联系电话：0734-8484974。

附件：

1.《   届本科毕业生档案集中转递信息汇总表》

2.《   届硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》

3.《   届本科毕业生档案留校信息汇总表》

4.《   届硕士毕业生档案留校信息汇总表》

5.《衡阳师范学院毕业生档案转递通知单》

　　　　　　　　　　　　　　　  　图书与档案馆（档案馆）

　　                                  2025年4月22日

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