各相关学院：

学生档案是关系学生发展和今后用人单位选拔考核人才的重要依据，为新生建立好个人档案，是学生事务管理中的一项重要工作。根据《衡阳师范学院学生档案管理办法（修订）》的规定，为做好2023级本科生（含专升本学生）、硕士研究生新生档案材料的审核整理和归档工作，现就有关事项通知如下。

一、新生档案归档内容

1.普通高考新生（中职转段公费定向师范生）

（1）高中（中职）档案材料：高中（中职）毕业生登记表、素质教育材料、奖惩材料等。

（2）高考档案材料：包括高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩等；湖南省以外其他省份的考生，若高考时还有其他材料，也需保留在档案内。

（3）团组织档案材料：入团志愿书、入团申请书。

（4）新生入学体检表。

2.专升本新生

（1）高中及高考档案材料。

（2）专科学习档案材料。

（3）党团组织档案材料（其中，团组织档案材料为入团志愿书、入团申请书）。

3.研究生新生

（1）研究生阶段以前档案材料：包括高中、专科和本科等学习阶段的档案材料及有工作经历的人事档案材料。高中、专科、本科学习期间形成的材料主要有：高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。

（2）攻读硕士学位研究生录取登记表。

（3）《衡阳师范学院研究生入学登记表》。

（4）新生入学体检表。

二、新生档案材料移送

1.新生档案收集前，请各学院于11月3日前到档案利用流通科领取《学生档案袋》《学生档案材料密封袋》并认真填写好相关信息。

2.各学院收集所有新生档案材料后，根据2023级学生花名册，按学院、专业、班级、学号、姓名依次逐个对新生档案进行整理、完善。专升本学生要按照其编入的学院、专业、班级、学号、姓名依次整理并完善。

3.各学院应将整理好的学生档案用《学生档案袋》进行一档一袋分装（无需密封），然后再用《学生档案材料密封袋》按班级装袋（无需密封）移交档案馆。入库前，由档案馆工作人员对学生档案进行抽查，无误后现场密封。如抽查不符合要求，该学院的学生档案将被全部退回重新整理。

4.新生的党组织材料移送校党委组织部，团组织关系材料移送校团委。

5.各学院要填写好《2023级学生档案移交表》（见附件，一式一份），签字盖章后与新生档案一并移送至档案利用流通科（各学院具体移送时间见“三、有关注意事项”第五条），电子稿发送至档案利用流通科邮箱：daglyltk@hynu.edu.cn。

6.移交新生档案时，若某学生无入学前的任何个人档案材料，各学院和相关部门需写明原因，并经学院和相关部门负责人签字盖章后，一并交档案利用流通科。

三、有关注意事项

1.各学院应指定专人负责新生档案的接收、汇总和建档工作。

2.各学院须按照档案材料目录顺序认真进行整理，做到不漏装、不错装、不遗失。在整理档案的过程中，对未交或缺、漏档案材料者，相关学院要及时通知学生在2024年3月前补交。其中，补交的档案材料需密封并由学生自带或邮寄到就读学院，由就读学院审核无误后统一移交档案馆归档保管。如未及时补交个人档案材料，导致日后不能办理有关事务的，由学生本人负责。

3.学生档案材料因客观原因无法补交原件的，应在该生档案目录上做出标注。使用复印件替代存档时，复印件上必须加盖“此复印件与原件一致”章及提供复印件单位的档案证明专用章或单位公章。

4.严格按要求准确填写相关信息，书写时字迹要清晰工整，一律使用黑色签字笔，不得涂改。档案袋上的学号必须使用档案馆统一发放的打码机打码，不得手写，打码机使用完毕后要妥善保管。

5.各学院须一次性移送新生档案，并严格按照下表规定时间移交到档案利用流通科；如相关学院提前完成新生档案的整理、核查工作，可与档案利用流通科预约，提前移交。

6.办理新生档案接收部门：档案利用流通科，联系电话：8484974。

附件：2023级学生档案移交表.doc

　　　衡阳师范学院档案馆

                        　　　　　　　　　　　　　　   2023年10月30日