各教学院：

为进一步规范我校2022届本科毕业生、2021届和2022届硕士毕业生档案材料的收集、整理和转递工作，根据学校学生档案管理的相关规定，现将毕业生档案转递工作的相关事宜通知如下：

一、工作要求

按照毕业生档案应走尽走的原则，指定专人负责毕业生档案收集、整理、归档和转递事宜。

二、归档范围

（一）本科毕业生档案归档范围

1.新生录取材料：高中（中职）毕业登记表、高考报名登记表、高考体检表、高考志愿表、高考成绩等，专升本学生应有专科学习期间的所有档案材料；

2.本科学生学籍表；

3.入学体检表；

4.乡村教师公费定向培养协议书（仅限该类型学生）；

5.非西藏生源定向西藏就业协议书（仅限该类型学生）；

6.学年鉴定表；

7.实习鉴定表；

8.学生成绩单（含毕业论文或毕业设计成绩、实习成绩）；

9.毕业生登记表；

10.学位授予通知书；

11.普通高等学校毕业生就业通知书；

12.各类资格证认定表（如教师资格认定表）;

13.党、团组织材料：团组织材料主要是入团志愿书，党组织材料主要包括入党志愿书（正式党员）、入党申请书、转正申请、思想汇报、外调证明材料等；

14.奖惩材料：由学校相关部门提供的学生在校期间获得的校级以上表彰活动中形成的各种材料（如三好学生、优秀学生干部、优秀团员、优秀共产党员、优秀毕业生、专项奖学金等评审证明材料）；由学校相关部门提供的学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各类处分材料（包括甄别、复查材料及处理意见）；

15.其他材料：①更正材料：相关部门提供的更改姓名、民族、出生日期、入党入团时间、参加工作时间等证明材料，需将个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料一同移送存档；②可供学校及社会录用人才时参考的材料（如创新创业档案材料等）。

（二）硕士毕业生档案归档范围

1.硕士研究生入学前档案材料；

2.攻读硕士学位研究生录取登记表；

3.硕士研究生入学登记表；

4.入学体检表；

5.硕士研究生中期考核评定表；

6.专业学位硕士研究生专业实践材料；

7.硕士研究生成绩单；

8.硕士学位论文答辩相关材料；

9.授予硕士学位审批意见表；

10.硕士毕业研究生登记表；

11.硕士研究生就业通知书；

12.入党材料；

13.奖、惩材料；

14.其它材料。

三、档案整理

1.归档材料应为原件，且真实、完整，不得任意剔除或添加，不得错装、漏装，并经归档材料产生单位或部门盖章确认。

2.教务处、组织部、招生与就业指导处、研究生院及时将本部门产生的归档材料移交各教学院，教学院整理后分别放至《学生档案袋》中，一次性移交档案馆利用流通科。

3.归档材料按归档范围分类整理，以班级为单位，按学号顺序由小到大排列，并填写好《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《本科毕业生档案留校信息汇总表》（附件3）、《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件4），做到汇总表与档案一一对应。本科毕业生档案，除考研、考编学生在档案集中转递前因未办完相关手续，确需学校暂存其档案外，不得留校；硕士毕业生档案不得留校。

4.整理好的归档材料用《学生档案袋》进行一档一袋封装（无需密封），封面目录用黑色签字笔分类统计，填写数量，不得涂改。

5.本科毕业生档案中没有本科入学前档案材料的，硕士毕业生档案中没有研究生入学前档案材料的，其档案不予寄递。

6.入库前，由档案馆工作人员对毕业生档案进行抽查无误后，各教学院在档案馆现场密封《学生档案袋》。如抽查不符合要求，相应教学院的毕业生档案将被全部退回，进行重新整理，直至抽查无误，方可现场密封入库。

四、档案领取和移交

（一）领取、移交时间

1.领取时间：5月15日至5月18日，各教学院领取毕业生入学时存放在档案馆的档案。

2.移交时间：为了使毕业生档案能尽快寄达，各教学院要严格按照下表规定时间移交到档案馆利用流通科；如相关教学院提前完成档案的整理、核查工作，可与档案馆利用流通科预约，提前移交。

（二）汇总表填报

各教学院移送毕业生档案时，应按要求填报《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《本科毕业生档案留校信息汇总表》（附件3）、《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件4）的纸质稿和电子稿。

1.《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件4）中，档案馆已将湖南省内档案接收单位的转递信息提前录入表格。在该表格中，性别、民族、入学年份、学院、专业、毕业年份、转递类型、地市、档案接收单位、接收单位详细地址、接收单位电话、有无报到证、有无党员材料等信息，均可在表格中按先后顺序进行点击选择，其它信息需要手动录入；湖南省外学生及考上编的学生填写该表格，除档案接收单位、接收单位详细地址、接收单位电话要由学生个人确定、手动填写外，其它信息的填写和省内学生一样。

2.《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》中，档案馆已录入的湖南省内的档案接收单位相关信息不得修改，若档案接收单位和地址没有录入到表格中，可按学生本人了解确认的档案接收单位相关信息进行填写，各教学院需核实准确。

3.《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件1）、《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（附件4）一式两份，需按“隐藏打印样表”（附件2、附件5）格式A4纸打印；《本科毕业生档案留校信息汇总表》（附件3）一式两份直接A4纸打印。

4.汇总表纸质稿经学生本人亲自核实、签字确认，教学院审核后，加盖教学院行政公章，按规定的受理时间移送至档案馆利用流通科（西校区老办公楼五楼506办公室）；电子稿在规定时间内发送至档案馆利用流通科邮箱daglyltk@  hynu.edu.cn。

5.若用人单位要求毕业生档案提前转递的，需毕业生持本人身份证原件及复印件、《调档函》原件、毕业证复印件，到档案馆利用流通科506室按相关规定办理调档手续。

五、档案去向查询

各教学院负责毕业生档案的老师务必告知毕业生重视自己档案的去向。毕业生可登陆衡阳师范学院档案馆网站首页，通过“服务指南”中的“学生个人档案去向查询服务”平台，查询本人档案去向。

毕业生在查询个人档案去向时如有疑问，要及时与档案馆利用流通科联系，联系电话：0734-8484974。

附件：

1.《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》

2.《本科毕业生档案集中转递信息汇总表》（打印样表）

3.《本科毕业生档案留校信息汇总表》

4.《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》

5.《硕士毕业生档案集中转递信息汇总表》（打印样表）

　　　　　　　　　　　　　　　　                   衡阳师范学院档案馆

  　　                                                2022年5月12日