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关于做好2018年度综合档案各类载体征收工作的通知

   编辑:档案馆    发布时间:2019/04/23

各部门:

2018年度全校综合档案征收工作现已开始,请各部门主管档案工作的领导督促档案管理员按照《档案工作手册》中“衡阳师范学院归档范围与保管期限的内容要求,将2018年度形成的综合档案各类载体收集整理好,在规定时间内移送校档案馆。具体要求如下:

一、归档要求

(一)纸质档案类

1.各部门所移交的纸质档案材料应严格按照《衡阳师范学院归档范围与保管期限》的要求,做到内容完整,特别是核心档案材料应收集完整;

2.所收集的纸质文件档案材料(含上级的与校级的)与合同档案材料原则上应是原件,特别是学校(含由各部门上报的)各类统计报表、基建档案(含校园内兴建各种小项目、维修项目、校园绿化等)、学校(含各部门)对外签订的合同、教学(含省质量工程建设材料,特色专业材料,教学改革申报与评奖材料,省级以上的精品课程材料等)、科研与学科建设(含产学研、各种平台建设、转型发展材料、与厂矿企业、学校合作办学材料等)、协同创新、学生管理工作、财务账目、资产管理与仪器设备的购置等重要文件档案必须移交原件;

3.须对纸质文件材料进行系统整理立卷。要求按档案自然形成的规律组卷,盖好档案专用章,用B2铅笔编制好页码,制作卷内目录(一式三份,可从档案馆网页上下载),写好备考表,并用不锈钢订书针或不锈钢钢夹装订好。

(二)电子档案类

1.电子档案是学校档案信息化建设的重要基础,各部门移交纸质文件档案材料的同时,一并移交电子档案文件。电子档案文件须同时具有目录和正文;

2.中央各部门、省、市党政机关在网上发出的通知、文件、领导的重要讲话等,请学校党政办和相关部门将2018年度接收上述重要的电子文档材料收集、归类、整理、编目,将这部分电子档案移送给校档案馆。

(三)声像档案与实物档案类

请各部门切实加强对声像(含照片、光碟、视频)、实物等档案载体的收集力度。实物档案原则上征收获得省部级以上的奖牌、荣誉证书、奖杯、锦旗等。要求按件登记、并编制目录(含注明序号、获奖名称、获奖时间、事由、获奖等级、备注等);声像档案材料要求按时间顺序排列,按事件分组,并编目。

二、注意事项

1.2017年度有个别部门的纸质文件材料整理存在没有加盖归档专用章、未用B2铅笔编制页码、归档文件目录每页10行字体不合要求等现象,甚至有的部门没有按照《衡阳师范学院归档范围与保管期限》来归档。本次档案征集、整理务必严格按照通知要求执行,否则,不合规范的档案不办理移交入库手续。

2. 201811日学校下发了科研档案管理实施办法与基建档案管理实施办法,请基本建设类档案征收部门(规划建设处、后勤处)与科研类档案征收部门(科技处、学科办、教务处)严格按要求进行整理归档移交。

三、移交时间与地点

请各部门于2019630日之前按照纸质档案类、声像档案与实物档案类办理好档案移交手续。移交地点:档案馆综合档案管理科。

相关移交表格请在校档案馆网页“下载专区”中下载。

 

 

                                                                                                       衡阳师范学院档案馆

                                                                                                            2019423