衡阳师范学院档案馆设立于2004年，是湖南省高等教育学会档案专业委员会常务理事单位。档案馆设综合科、征管指导科、利用流通科，承担的主要工作是：负责学校各类综合档案的征收、保管、利用，全日制学生档案的征收、保管及转递，学校《年鉴》编印，学校国家教育考试保密室保密值班等。

档案馆老馆现位于西校区行政楼，东校区新档案馆已经建成，即将投入使用。新馆设有综合档案库房、学生档案库房、档案查询利用室、档案信息化工作室等档案工作用房，面积达3000平方米，配有较为齐全的档案管理设施设备。

近年来，在学校党委、行政的领导下，档案馆秉承“为党管档，为校守史，为师生服务”的宗旨，坚持“对历史负责，为现实服务，替未来着想”的理念，不断强化档案安全意识，加强内部管理，完善规章制度，推进信息化建设，提升服务能力，积极发掘百年师范办学传统，传承学校红色基因，发挥档案育人功能，在服务教学、服务师生、服务社会上做出了应有贡献。学校档案工作和档案工作者多次受到表彰。《衡阳师范学院年鉴》（2015）被评为第三届湖南省教育历史文化成果一等奖，并被收入湖南省地方志档案馆。

档案馆正朝着规范化、信息化、标准化的目标，在切实发挥高校档案工作“留史、资教、育人”职能上积极作为，奋力前行！