一、学生档案常识问题

1.什么是学生个人档案？

答：学生毕业前家庭情况、学习成绩、政治思想表现、身体状况的文字记载材料，我们简称学生个人档案，它是个人经历的记录，也是用人单位选拔、聘用毕业生的重要依据。

2.什么是学生学籍档案？

答：《学生档案常见问题》中所提到的学生学籍档案属于学校教学管理类档案，包括《新生高考录取表》《学生成绩册》及在校学生学籍变更材料等，它可以用于证明学生从入学到毕业的大学学习情况等。

3.“学生个人档案”与“人事档案”有什么关系？

答：学生在大学期间产生的“学生个人档案”只有转到具有人事档案管理权限的就业单位保管或隶属人事部门的人才交流中心办理人事代理，才能将“学生个人档案”转变成“人事档案”。因为具有人事档案管理权限的就业单位或人才交流中心，才具备人事部门授权的行政职能，如人事档案管理、职称资格考评等为毕业生的工作生活提供服务的职能；而学校档案馆不具备这些职能，只能起到单纯的档案保管作用。“学生个人档案”存放学校，永远停留在学生阶段，不会增添就业后新生成的档案材料，它无法办理像职称评定等与个人切身利益有关的一些手续，将直接导致档案材料的缺失和不完整。

4.学生个人档案里主要有什么材料？

答：主要有以下材料： 

二、学生学籍档案查询利用常见问题

1.在档案馆查询利用的学生学籍档案复制件有法律效力吗？

答：在档案馆查询利用的学生学籍档案复制件加盖相关证明章后，与原件具有同等的法律效力。

2.学生到档案馆补办个人相关学籍材料需要哪些手续？

答：查询利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业（或转专业）情况。查询利用的方式有两种：

（1）本人查询利用的：本人持有效身份证原件及复印件，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，即可办理。

（2）委托他人查询利用的：代办人持本人有效身份证原件、复印件、委托人亲笔签名的《授权委托书》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载）及委托人有效身份证复印件，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，即可办理。

3.因公查询、提取利用学生学籍档案材料需要哪些手续？

答：查询、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业（或转专业）情况。查询、提取利用的方式有两种：

（1）外单位因公查询、提取利用的：经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》，说明查询、提取内容及目的，到档案馆利用流通科做好登记手续，即可办理。

（2）学校相关人员因工作需要查询、提取利用的：经办人持本人有效身份证原件、复印件，按规范要求填写《衡阳师范学院综合类档案查询利用批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科说明查询、提取内容及目的，即可办理。

4.毕业生人事档案丢失，可到档案馆补办哪些材料？

答：可补办的材料有：《新生高考录取表》《学生成绩册》等。

5.毕业证书、学位证书丢失后，可到档案馆补办原件吗？

答：根据相关规定，毕业证书、学位证书丢失后，任何单位都不能补发原件。学生个人可到档案馆查询利用的档案有：《新生高考录取表》《学生成绩册》，持以上两个材料及《毕业生登记表》（本人档案存放单位调取）到教务处可开具学历证明或补办相应的证明书。

6.在校学生申请修改姓名、民族等相关学籍信息的，可到档案馆查询利用哪些档案？

答：学校相关部门可查询利用的档案有：《高考报名登记表》《新生高考录取表》。

7.学生办理出国留学手续，可到档案馆查询利用哪些档案？

答：学生个人可查询利用的档案有：《学生成绩册》。

8.利用者是否可以通过电话、邮件、传真等方式查档？

答：本馆不接受电话、邮件、传真等方式查档，利用者本人或委托人要按照相应手续到馆查档。

三、学生个人档案常见问题

1.学生个人档案能否个人保存？

答：学生个人档案不允许个人保存。

2.因公办理查（借）阅、提取利用学生个人档案需要哪些手续？

查（借）阅、提取利用者需准确提供高考年份、生源地省份、录取专业（或转专业）情况。查（借）阅、提取利用的方式有两种：

（1）外单位因公查（借）阅、提取利用的：经办人持本人有效身份证原件、复印件、《单位介绍信》，说明查（借）阅、提取内容及目的，到档案馆利用流通科做好登记手续，即可办理。

（2）学校相关人员因工作需要查（借）阅、提取利用的：经办人持本人有效身份证复印件、所在教学院（部门）负责人签字盖章的《衡阳师范学院学生个人档案查（借）阅、提取利用批办表》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科办理。

3.学生个人档案能否由自己携带?

答：根据相关规定，学生个人档案原则上不得由本人携带，由档案馆统一进行寄递。

4.应届生的学生个人档案何时转递?

答：（1）集中转递：凡应届毕业生档案通常在当年七月中下旬集中转递，一般情况下用人单位在2-4周内即可收到档案。

（2）自提档案：因特殊情况用人单位明确自提的，应届毕业生必须在当年六月底前向档案馆利用流通科预约提档时间，持本人有效身份证原件及复印件、毕业证复印件、《调档函》，到档案馆利用流通科提取档案。

5.高校学生毕业后，其档案可以转到哪里？

答：高校学生毕业后，凭各接收单位或公共就业服务中心开具的《调档函》，办理档案转递，档案去向有以下几种情况：

（1）到机关、国有企事业单位就业或定向招生就业的高校毕业生，档案可转递至就业单位或定向单位。

（2）到非公单位就业、灵活就业及自主创业的高校毕业生，档案可转递至户籍地或就业创业地公共就业人才服务机构（含教育行政部门的公共服务机构）。

（3）暂未就业、出国深造的高校毕业生，档案可转递至户籍地公共就业人才服务机构。

6.哪些档案管理服务机构可以管理高校毕业生档案？

答：未就业的高校毕业生人事档案属于流动人员人事档案。跨地区就业创业流动人员的人事档案，可由其户籍所在地或现工作单位所在地的档案管理服务机构管理。

流动人员人事档案管理服务机构包括县级以上（含县级）人民政府设立的公共就业和人才服务机构，以及经省级人力资源社会保障部门授权的单位。其他任何未经授权的单位不得开展流动人员人事档案管理服务工作。严禁个人保管本人或他人人事档案。

7.存放在校往届生的学生个人档案如何转递？

答：按照上级有关规定，原则上学生个人档案要由学校统一转递至档案存放单位。若确有特殊情况，少数学生个人档案存放在学校，需要提取时，有以下两种方式：

（1）本人提取档案的：

①2015届（含）以前毕业学生：

a.持《调档函》到学生工作处、计划财务处开具本人欠贷、欠费情况证明;

b.凭以上两个证明到招生与就业指导处就业科（东校区理科楼1，214室毕业生服务大厅，电话：8486651）开具《衡阳师范学院毕业生档案发放表》;

c.持以上所有材料，凭身份证原件及复印件到档案馆利用流通科办理提取手续后，由档案馆统一寄递。

②2016届以后毕业学生：

持有效身份证原件、复印件、毕业证复印件及《调档函》到档案馆利用流通科办理提取手续，由档案馆统一寄递。

（2）委托他人提取档案的：

除按照“（1）本人提取档案的：”相关手续办理外，还须提供：代办人本人有效身份证原件、复印件、毕业生本人亲笔签名的《授权委托书》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载），到档案馆利用流通科办理提取手续并统一寄递。

8.退学学生个人转档，需要办理哪些手续？

答：（1）本人办理转档：学生在办理退学手续后，持本人有效身份证原件、复印件、《衡阳师范学院非毕业生离校程序单》及《调档函》，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，由档案馆统一寄递。

（2）委托他人办理转档：学生在办理退学手续后，由代办人持本人有效身份证原件、复印件、委托人有效身份证复印件、委托人亲笔签名的《授权委托书》（衡阳师范学院档案馆网页“下载专区”下载）、《衡阳师范学院非毕业生离校程序单》及《调档函》，到档案馆利用流通科做好相应的登记手续，由档案馆统一寄递。

9.学生个人档案转递的方式有哪些?

答：学生个人档案以EMS邮政快件方式转递到派遣单位。

10.学生个人档案去向如何查询？

答：登陆衡阳师范学院档案馆网站首页，点击“服务指南”中的“学生个人档案去向查询服务”，按提示要求操作即可查询档案去向。

学生也可及时与各教学院或档案馆负责毕业生档案的老师联系，查询档案去向。

（2024年4月更新）